Infotour LTD

Η εφαρμογή i@company περιλαμβάνει και αφορά την διαχείριση των εσωτερικών λειτουργιών της εταιρίας όπως :

• Διαχείριση Ωραρίου
• Διαχείριση Αδειών
• Διαχείριση Εγγράφων
• Διαχείριση έργων
• Διαχείριση πόρων
• Διαχείριση εσωτερικής επικοινωνίας

Η εφαρμογή έχει υλοποιηθεί με τεχνολογία διαδικτύου ακολουθώντας τις τελευταίες επιτεύξεις της τεχνολογίας.

Διαχείριση Πόρων – Διαχείριση προσωπικού

Γενικά Χαρακτηριστικά

H Σχετική λειτουργία αφορά την διαχείριση του προσωπικού της εταιρίας.

Τα βασικά χαρακτηριστικά / λειτουργίες της εφαρμογής είναι τα ακόλουθα:

1. Σύστημα Διαχείρισης Παρουσίας.
2. Διαχείριση Αδειών.
3. Διαχείριση έργων. Ανάθεση εργασιών, οργάνωση rendezvous, meetings, ημερολόγιο.
4. Κοστολόγηση Έργων βάση ανθρωπο-ωρών / ανθρωπο-ημερών / ανθρωπο-εβδομάδων, ανθρωπο-μηνών
5. Νέα / ανακοινώσεις.
6. Κατάλογος εταιριών / ατόμων (υπάλληλοι, συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες)
7. NewsLetter
8. Bulletin – board.
9. Διακίνηση εγγράφων (αιτήσεις αγορών, αιτήσεις αδείας κ.α.)
10. Πρωτόκολλο.
11. Αξιολογήσεις προσωπικού.
12. Κρατήσεις πόρων εταιρίας (meeting-rooms, projectors κλπ)
13. Κωδικούς πρόσβασης με αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης ανάλογα με το τμήμα και την θέση κάθε υπαλλήλου.

Διαχείριση ΑΔΕΙΩΝ Προσωπικού.

1. Εισαγωγή, Τροποποίηση & Διαγραφή Άδειας.
   • Αρχική εισαγωγή άδειας έτους.
     
     Η εγγραφή περιλαμβάνει :
     • Την εταιρία.
     • Τον εργαζόμενο.
     • Το έτος.
     • Τον τύπο της Άδειας (Κανονική, Τοπική Εορτή, Υπερεργασίας, Bonus, Ανταμοιβής κλπ.)
     • Αναλυτική Περιγραφή της άδειας.
     • Αριθμός ημερών.
        
   • Παρουσίαση για ένα έτος όλων των αδειών για τροποποίηση
      
2. Αίτηση για Άδεια.
   • Όπως το παράδειγμα.
   • Η αίτηση θα δημιουργείται μόνο με εισαγωγή ημερομηνιών.
   • Διατήρηση Της εκτυπωμένης μορφής και σε φόρμα παρουσίασης με δυνατότητα τροποποίησης της
   • Παρουσίαση όλων των αδειών σε λίστα με βάση ημερομηνίες
      
3. Ο Κάθε εργαζόμενος θα βλέπει την λίστα με τις άδειες του.

Διαχείριση εγγράφων εταιρίας

Γενικά

Η λειτουργία «Διαχείριση εγγράφων εταιρίας» αποσκοπεί στην αποθήκευση και διαχείριση αρχείων όπως faxs, letters, manuals, contracts, προσφορές αλλά και γραφικά, παρουσιάσεις κλπ.

Όταν δημιουργείται ένα αρχείο θα τοποθετείται απευθείας στους φακέλους (dossier) της εφαρμογής.

Ως αρχικοί φάκελοι προσδιορίζονται :

• Faxes,
• Letters,
• Manuals,
• Συμβόλαια (Contracts),
• Προσφορές (Quotes)
• Φυλλάδια (brochures)
• Παρουσιάσεις
• Προτάσεις κλπ

Σύμφωνα με τις ανάγκες θα δημιουργούνται και σχετικοί φάκελοι.

Σε κάθε module του CRM (εταιρία, επαφές, προσφορές, κλπ) θα εμφανίζονται και οι φάκελοι που αντιστοιχούν.

Επίσης όταν αποστέλλονται μαζικά e-mails (ή μελλοντικά faxes) θα περνούν στους σχετικούς πελάτες. (Να δημιουργηθεί διαδικασία για εξαγωγή αρχείου προς αποστολή).

Δράσεις – Actions:

• Αναζήτηση & πλοήγηση στην document database.
• Δημιουργία ενός εγγράφου (document) στην document database.
• Παρουσίαση εταιριών που έχουν λάβει ένα έγγραφο (document).
• Πρόσθεση ενός εγγράφου (document) στο φάκελο (dossier) εταιρίας. Η ίδια διαδικασία θα πραγματοποιηθεί (πρόσθεση εγγράφου) σε επαφές (contacts), προσφορές (quotes), Συμβόλαια (contracts) και Ευκαιρίες (opportunities).

Α) Αναζήτηση & πλοήγηση στην document database.

1. Επιλογή Document (Έγγραφα) από την «Οριζόντια Μπάρα του Μενού». Η αριστερή πλευρά της οθόνης παρουσιάζει το δένδρο των εγγράφων χωρισμένο σε τομείς όπως αναφέρθηκε ανωτέρω σε φακέλους.
2. Επιλογή ενός φακέλου. Το περιεχόμενο του (έγγραφα) θα παρουσιάζεται στην δεξιά άνω μεριά της οθόνης.
3. Με επιλογή ενός εγγράφου θα παρουσιάζονται τα χαρακτηριστικά του στο κάτω δεξιό μέρος της οθόνης.

Β) Δημιουργία νέου εγγράφου (document) & τοποθέτηση του σε σχετικό φάκελο.

Για να προστεθεί έγγραφο σε φάκελο πρέπει :

1. Να επιλεγεί ο φάκελος στον οποίο θα προστεθεί το έγγραφο
2. Επιλογή «Νέο έγγραφο» από σχετικό Μενού
3. 
   Εισαγωγή των σχετικών πεδίων που προσδιορίζουν το έγγραφο όπως :
   
   
   • Filename : Το όνομα θα προέρχεται τον κατάλογο των αρχείων του συστήματος (μετά την αναζήτηση του) και θα παρουσιάζεται ως «σύνδεσμος». Με την επιλογή του θα τρέχει το σχετικό πρόγραμμα και θα παρουσιάζει το περιεχόμενο του αρχείου.
   • Path Name.
   • Τίτλος : Το όνομα / Περιγραφή (Τίτλος) του αρχείου (Υποχρεωτικό αρχείο).
   • Περιεχόμενο του εγγράφου (σύντομη περιγραφή)
   • Author : το όνομα του δημιουργού του εγγράφου.
   • Τύπος Εγγράφου: Επιλογή από τη Λίστα των φακέλων.
   • Created: Η ημέρα δημιουργίας του.
   • Last changed: Η τελευταία ημέρα τροποποίησης του.
   • Expiration: Ημερομηνία εκπνοής/λήξης του εγγράφου (πχ προσφοράς).
   • Notes: Επιπλέον παρατηρήσεις για το έγγραφο.
      
4. Επιλογή πλήκτρου “save” εφόσον έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των στοιχείων.

Γ) Πρόσθεση εγγράφου (document) στο φάκελο (dossier) εταιρίας.

Η κάτωθι περιγραφόμενη διαδικασία χρησιμοποιηθεί επίσης για τοποθέτηση εγγράφων σε :

• Επαφή - Contactperson
• Προσφορά - Quote
• Συμβόλαιο - Contract
• Ευκαιρία - Opportunity
• Προϊόν – Product (Έχει νόημα κύρια στην περίπτωση manuals, οδηγών, φυλλαδίων κλπ).

Για την τοποθέτηση ενός εγγράφου στον φάκελο μιας εταιρίας :

• Επιλέγεται το έγγραφο από σχετική λίστα (κατόπιν αναζήτησης)
• Με επιλογή πλήκτρου «εταιρίες» & από σχετική φόρμα αναζήτησης επιλέγεται η εταιρία.
• Κατόπιν της επιλογής της εταιρίας εμφανίζεται το δένδρο των φακέλων της.
• Τοποθέτηση του εγγράφου στο σχετικό φάκελο της εταιρίας.

Θα υπάρχει η δυνατότητα πρόσθεσης νέου εγγράφου σε φάκελο της εταιρίας το οποίο θα προστεθεί αυτόματα και στους σχετικούς πίνακες των εγγράφων.

Dossiers

Για κάθε έγγραφο η εφαρμογεί διατηρεί μια λίστα των εταιριών (και των επαφών) που έλαβαν το έγγραφο.

Δυνατότητα παρουσίασης των εταιρίων / επαφών που έλαβαν το έγγραφο. Εάν το έγγραφο προστεθεί σε επαφή εταιρίας τότε αυτόματα θα προστίθεται και την εταιρία.

Το ίδιο θα ισχύει για τα έγγραφα που προστέθηκαν σε «Ευκαιρίες – opportunities», «Προσφορές», «Συμβόλαια» κλπ.

Τεχνική Υλοποίηση

Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί και υλοποιηθεί εξ ολοκλήρου με την προηγμένη γλώσσα προγραμματισμού AJAX και χρησιμοποιεί τα πιο εξελιγμένα εργαλεία υποστήριξης που υπάρχουν αυτή τη στιγμή στον χώρο της internet αρχιτεκτονικής. Πιο αναλυτικά χρησιμοποιείται η κάτωθι τεχνική υποδομή:

• SQL SERVER database
• IIS & Apache web server
• WEB APPLICATION Server & Γλώσσα προγραμματισμού COLD FUSION
• Χρήση HTML, FLASH, JAVA, java script

Ολοκλήρωση με το σύστημα CRMLogic

Η εφαρμογή δύναται να λειτουργεί είτε αυτόνομα είτε σε πλήρη ενσωμάτωση με το CRMLogic ως υποσύστημα αυτού. Στην περίπτωση που λειτουργεί ως αυτόνομη εφαρμογή θα περιλαμβάνει και τον πυρήνα (core) του CRMLogic που αφορά την διαχείριση «Εταιριών/Επαφών» και «Προϊόντων/Υπηρεσιών».