Infotour LTD

Παρατίθενται αναλυτικά στοιχεία για την εφαρμογή διαχείρισης και τιμολόγησης εμπορικών συναλλαγών.

ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ (ΠΕΛΑΤΕΣ – ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ)

Α) Γενικά Στοιχεία

Τα γενικά στοιχεία των συναλλασσομένων (εταιρίες) παρατίθενται στον πίνακα cmp_master.

Οι πληροφορίες που φυλάσσονται τόσο για τους Πελάτες όσο και τους Προμηθευτές είναι σε γενικές γραμμές ίδιες. Ο Πελάτης και ο Προμηθευτής αναφέρεται παρακάτω με τον όρο «Συναλλασσόμενος».

Για κάθε κατηγορία (Πελάτης, Προμηθευτής) δημιουργείται νέος πίνακας.

Οι πίνακες αυτοί περιλαμβάνουν :

• Τον κωδικό της εταιρίας.
• Τον κωδικό του συναλλασσόμενου (Πελάτη – Προμηθευτή).
• Εναλλακτικό Κωδικό. Επιπλέον κωδικός για τον συναλλασσόμενο (πεδίο τύπου κειμένου). Χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις διασύνδεσης.
• Τον κωδικό της εταιρίας μας της οποίας είναι συναλλασσόμενος. Με αυτό τον τρόπο προσδιορίζεται ποιας εταιρίας μας είναι Πελάτης ή προμηθευτής ο συναλλασσόμενος. Κατά συνέπεια στην χρήση του συστήματος για μια εταιρίας μας παρουσιάζονται μόνο οι δικοί της πελάτες / προμηθευτές.
• Στοιχεία Λογιστικών Εγγραφών όπως :
  • Λογαριασμοί Λογιστικής. Το πεδίο χρησιμοποιείται στη διαδικασία ενημέρωσης της λογιστικής. Δηλώνεται ο λογαριασμός της λογιστικής, στον οποίο αναφέρονται όλες οι Εγγραφές Λογιστικής που προκύπτουν από τα παραστατικά που εκδίδονται για τον συγκεκριμένο συναλλασσόμενο.
  • Ομάδα, Τύπος (λογιστικής εγγραφής): Ενημερώνονται τα πεδία για σκοπούς ομαδοποίησης των λογιστικών εγγραφών που θα δημιουργηθούν από τα παραστατικά των συναλλασσομένων.

Β) Εναλλακτικές Διευθύνσεις Συναλλασσομένου

Σε κάθε Πελάτη – Προμηθευτή υπάρχει η δυνατότητα ορισμού πολλών διευθύνσεων, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν ως διαθέσιμες διευθύνσεις επιλογής λογιστηρίου ή παράδοσης.

Γ) Διαχείριση Πελάτη – Προμηθευτή

Παρατίθενται κάτωθι επιπλέον στοιχεία που αφορούν τους συναλλασσομένους :

Α) ΑΜΕΣΗ ΧΡΗΣΗ

• Δημόσιο. Επιλέγεται το πεδίο αυτό, αν ο συναλλασσόμενος είναι Δημόσιος φορέας.
• % Έκπτωσης: Πληκτρολογείται η έκπτωση, που έχει συμφωνηθεί με τον συναλλασσόμενο. Αυτή είναι η προτεινόμενη τιμή του ποσοστού έκπτωσης που εφαρμόζεται στην τιμής μονάδας ενός είδους στα παραστατικά που εκδίδονται για συναλλασσόμενο.
• Έλεγχος Υπέρβασης Πλαφόν: Δηλώνεται το είδος ελέγχου που εφαρμόζεται όταν κατά την έκδοση τιμολογίου του Πελάτη, γίνει υπέρβαση του Πλαφόν του. (Βλέπε πεδίο Πλαφόν στα Σύνολα). Ο έλεγχος αυτός μπορεί να είναι προειδοποιητικός, δηλαδή να εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα, απαγορευτικός, δηλαδή δεν επιτρέπεται η καταχώριση του τιμολογίου όταν υπάρχει υπέρβαση του πλαφόν, ή δε γίνεται καθόλου.).
• Όριο πίστωσης Πληκτρολογείτε το όριο πίστωσης του συναλλασσόμενου. Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται στη διαμόρφωση του Πλαφόν του Πελάτη.
• % Προμήθεια πωλητών: Δηλώνεται το γενικό ποσοστό προμήθειας των πωλητών. Βάσει του ποσοστού που θα ορισθεί στο πεδίο αυτό, σε συνδυασμό με το ποσοστό προμήθειας που ορίζεται στο αντίστοιχο πεδίο των αναλυτικών στοιχείων του Πωλητή, και του διακινούμενου Είδους, υπολογίζεται αυτόματα η προμήθεια του Πωλητή σε επίπεδο γραμμής παραστατικού.
  Παράδειγμα: Έστω ότι η πολιτική που ακολουθείται για τις προμήθειες των Πωλητών στηρίζεται αποκλειστικά στη συμφωνία που έχει γίνει με τον Πωλητή και ότι η συμφωνία που έχει γίνει με τον Πωλητή –Α είναι να παίρνει προμήθεια 15% επί της καθαρής Αξίας πώλησης. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει σε όλα τα Είδη και τους πελάτες να δηλωθεί ως ποσοστό προμήθειας Πωλητών 100% και στον Πωλητή να ορισθεί ως ποσοστό προμήθειας το 15%.
• Πωλητής: Στο πεδίο αυτό, δηλώνεται ο Πωλητής που είναι ο ενδιάμεσος για τις πωλήσεις στο συγκεκριμένο Πελάτη. Διαθέσιμες τιμές του είναι οι ενεργοί Πωλητές που καταχωρήθηκαν στην εφαρμογή. (Βλέπε Πωλητές) Αν στη σελίδα Διαχείριση του επιλεγμένου Πελάτη, έχει δηλωθεί συγκεκριμένος Πωλητής, αυτός θα προτείνεται στο αντίστοιχο πεδίο που υπάρχει στα ΠΛΗΡΗ ΣΤΟΙΧΕΙΑ της επικεφαλίδας του Παραστατικού. Διαφορετικά δεν θα προτείνεται κανείς.(Βλέπε Παραστατικά Αγορών/Πωλήσεων)
• Σχόλιο: Πληκτρολογείται κάποιο σχόλιο.
• ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ:

Δ) Σύνολα Πελάτη/Προμηθευτή - Καρτέλα

Με επιλογή Πελάτη / Προμηθευτή θα παρουσιάζεται η καρτέλα της τρέχουσας χρήσης με τα σύνολα της όπως ακολουθεί:

Α) Πίνακας «Χρέωση» για τους ΠΕΛΑΤΕΣ, θα περιλαμβάνει τα πεδία :

• Εκ μεταφοράς (Μ): Οφειλή του ΠΕΛΑΤΗ από την προηγούμενη χρήση.
• Πωλήσεις (Π): Σύνολο πωλήσεων προς τον ΠΕΛΑΤΗ της τρέχουσας χρήσης.
• Πληρωμές (Λ): Διάφορες πληρωμές για λογαριασμό του Πελάτη. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Λοιπές Χρεώσεις (Χ): Διάφορες χρεώσεις προς τον Πελάτη. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Σύνολο «Χρέωσης»: Υπολογίζεται ως άθροισμα των Μ, Π, Λ και Χ.
• Χρεωστικό Υπόλοιπο: Υπολογίζεται ως Διαφορά του «Συνόλου Χρέωσης» και του «Συνόλου Πίστωσης» εφόσον το «Σύνολο Χρέωσης» είναι μεγαλύτερο από το «Σύνολο Πίστωσης», διαφορετικά είναι ίσο με μηδέν.

Β) Πίνακας «Πίστωση» για τους ΠΕΛΑΤΕΣ, περιλαμβάνει τα πεδία :

• Εκ μεταφοράς (Μ): Πίστωση του ΠΕΛΑΤΗ από την προηγούμενη χρήση.
• Εισπράξεις (Ε): Σύνολο πληρωμών του ΠΕΛΑΤΗ στην τρέχουσα χρήση.
• Πιστωτικά (Π): Σύνολο Πιστωτικών τιμολογίων προς τον Πελάτη.
• Λοιπές Πιστώσεις (Σ): Διάφορες πιστώσεις προς τον Πελάτη. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Σύνολο «Πίστωσης»: Υπολογίζεται ως άθροισμα των Μ, Ε, Π και Σ.
• Πιστωτικό Υπόλοιπο: Υπολογίζεται ως Διαφορά του «Συνόλου Πίστωσης» και του «Συνόλου Χρέωσης» εφόσον το «Σύνολο Πίστωσης» είναι μεγαλύτερο από το «Σύνολο Χρέωσης», διαφορετικά είναι ίσο με μηδέν.

Γ) Πίνακας «Πληροφορίες» για τους ΠΕΛΑΤΕΣ, περιλαμβάνει τα πεδία :

• Συνολικός Τζίρος : Υπολογίζεται ως διαφορά μεταξύ των τιμολόγιων Πώλησης και του συνόλου των πιστωτικών τιμολογίων και αφορά την τρέχουσα χρήση.
• Όριο πίστωσης: Το συνολικό ποσό πίστωσης προς τον ΠΕΛΑΤΗ απο την εταιρία.
• Άληκτα Γραμμάτια: Παρουσιάζει το Σύνολο τους.
• Άληκτα μεταχρονολογημένα αξιόγραφα (επιταγές, συναλλαγματικές κλπ). Παρουσιάζει το Σύνολο τους.
• Συνολικό ρίσκο Διαμορφώνεται αυτόματα ως εξής: Σύνολο χρέωσης – Σύνολο πίστωσης + Άληκτα Γραμμάτια + Άληκτα μεταχρονολογημένα αξιόγραφα.
• Πλαφόν: Το πεδίο αφορά το ποσό «ανοίγματος» του πελάτη. Διαμορφώνεται αυτόματα ως εξής: Όριο πίστωσης – Συνολικό ρίσκο.

Αν στο πεδίο «Νόμισμα» της «Διαχείρισης» του ΠΕΛΑΤΗ / ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ, έχει οριστεί κάποιο ξένο νόμισμα, τότε τα παραπάνω στοιχεία, θα παρακολουθούνται τόσο στο ξένο νόμισμα (π.χ. POUND) όσο και στο νόμισμα της έδρας της επιχείρησης (π.χ. EURO). (Μελλοντική Υλοποίηση).

Αντίστοιχα θα υπολογίζεται και η καρτέλα του Προμηθευτή όπως ακολουθεί:

Α) Πίνακας «Χρέωση» για τους ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ, περιλαμβάνει τα πεδία :

• Εκ μεταφοράς (Μ): Οφειλή στον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ από την προηγούμενη χρήση.
• Αγορές (Α): Σύνολο Αγορών από τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ της τρέχουσας χρήσης.
• Πληρωμές (Π): Διάφορες πληρωμές από τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Λοιπές Χρεώσεις (Χ): Διάφορες χρεώσεις από τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Σύνολο «Χρέωσης»: Υπολογίζεται ως άθροισμα των Μ, Α, Π και Χ.
• Χρεωστικό Υπόλοιπο: Υπολογίζεται ως Διαφορά του «Συνόλου Χρέωσης» και του «Συνόλου Πίστωσης» εφόσον το «Σύνολο Χρέωσης» είναι μεγαλύτερο από το «Σύνολο Πίστωσης», διαφορετικά είναι ίσο με μηδέν.

Β) Πίνακας «Πίστωση» για τους Προμηθευτές, περιλαμβάνει τα πεδία :

• Εκ μεταφοράς (Μ): Πίστωση του ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ από την προηγούμενη χρήση.
• Πληρωμές (Π): Σύνολο πληρωμών στον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ στην τρέχουσα χρήση.
• Πιστωτικά (Σ): Σύνολο Πιστωτικών τιμολογίων προς τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ.
• Λοιπές Πιστώσεις (Λ): Διάφορες πιστώσεις προς τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ. (Μελλοντική Υλοποίηση).
• Σύνολο «Πίστωσης»: Υπολογίζεται ως άθροισμα των Μ, Π, Λ και Σ.
• Πιστωτικό Υπόλοιπο: Υπολογίζεται ως Διαφορά του «Συνόλου Πίστωσης» και του «Συνόλου Χρέωσης» εφόσον το «Σύνολο Πίστωσης» είναι μεγαλύτερο από το «Σύνολο Χρέωσης», διαφορετικά είναι ίσο με μηδέν.

Γ) Πίνακας «Πληροφορίες» για τους Προμηθευτές, περιλαμβάνει τα πεδία :

• Συνολικός Τζίρος : Υπολογίζεται ως διαφορά μεταξύ των τιμολόγιων Αγοράς και του συνόλου των πιστωτικών τιμολογίων προς τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ και αφορά την τρέχουσα χρήση.
• Όριο πίστωσης: Το συνολικό ποσό πίστωσης από τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ προς την εταιρία.
• Άληκτα Γραμμάτια: Παρουσιάζει το Σύνολο τους προς τον Προμηθευτή.
• Άληκτα μεταχρονολογημένα αξιόγραφα (επιταγές, συναλλαγματικές κλπ). Παρουσιάζει το Σύνολο τους προς τον Προμηθευτή..

Ε) Εγγραφές

Η φόρμα αυτή θα παρουσιάζει τα παραστατικά της εταιρίας προς τον ΠΕΛΑΤΗ ή από τον ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ.

Κάθε εγγραφή περιλαμβάνει τα πεδία:

• Ημερομηνία Παραστατικού.
• Κωδικός Παραστατικού.
• Τύπος Κίνησης (Τιμολόγιο, Κλείσιμο Υπολοίπου, Μεταφορά Χρέωσης/Πίστωσης κλπ.).
• Χρέωση. Το ποσό της χρέωσης εφόσον το παραστατικό είναι χρεωστικό.
• Πίστωση. Το ποσό της πίστωσης εφόσον το παραστατικό είναι πιστωτικό.

Με την επιλογή μιας εγγραφής από την λίστα παρουσιάζονται τα αναλυτικά στοιχεία της συγκεκριμένης εγγραφής.

Αν ο συναλλασσόμενος παρακολουθείται σε κάποιο ξένο νόμισμα, τότε η κίνηση αυτή θα εμφανίζεται και σε Ευρώ και στο Ξένο νόμισμα (Μελλοντική Υλοποίηση).

ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Στην παρούσα παράγραφο, περιγράφονται οι δυνατότητες βασικής διαχείρισης των υπηρεσιών που παρέχει η επιχείρηση καθώς και ο τρόπος ενημέρωσης των αναλυτικών της στοιχείων.

Υπηρεσίες

Πρόκειται τις υπηρεσίες που η επιχείρηση μπορεί να δέχεται ή να παρέχει στα πλαίσια των συναλλαγών της με τους συναλλασσομένους της.

Η βασική διαχείριση (Εισαγωγή, Προβολή/Τροποποίηση και Διαγραφή) των Υπηρεσιών που παρέχονται από και προς την επιχείρηση, πραγματοποιείται στη σχετική φόρμα «Υπηρεσίες».

Κατά την εφαρμογή των διαδικασιών εισαγωγής, τροποποίησης, προβολής και διαγραφής, λαμβάνεται υπόψη ότι δεν επιτρέπεται η εισαγωγή δύο υπηρεσιών με τον ίδιο κωδικό και δεν επιτρέπεται η διαγραφή μιας Υπηρεσίας αν αυτή έχει διακινηθεί με κάποιο παραστατικό.

Στοιχεία Υπηρεσίας

Η ενημέρωση των αναλυτικών στοιχείων μιας Υπηρεσίας πραγματοποιείται ως εξής:

• Κωδικός - Περιγραφή: Πληκτρολογείται υποχρεωτικά ένας μοναδικός κωδικός αναγνώρισης της Υπηρεσίας και η αντίστοιχη περιγραφή της.
• Τρόπος διαχείρισης: Επιλέγεται μια από τις διαθέσιμες τιμές του πεδίου τύπου λίστας. Αυτές είναι «Έξοδο προς επιμερισμό», «Κανονικός», «Τόκος», «Επιβάρυνση», «Έκπτωση», «Αναλώσιμο» και «Άλλο».
  Δηλώνοντας μια υπηρεσία ως «Έξοδο προς επιμερισμό» όταν αυτή χρησιμοποιείται σε παραστατικό κατηγορίας «Αγορές» αυτή αυτόματα επιμερίζεται στα αγορασθέντα είδη και έτσι επιβαρύνει την τιμή κτήσης τους.
  Οι υπηρεσίες τύπου «Έκπτωση» χρησιμοποιούνται για την καταχώριση της χρηματοοικονομικής έκπτωσης ενός παραστατικού.
• Κατηγορία ΦΠΑ: Επιλέγεται από πεδίο (Τύπου λίστας) η κατηγορία ΦΠΑ στην οποία υπάγεται η συγκεκριμένη υπηρεσία.
  Οι διαθέσιμες τιμές της είναι «Υψηλός», «Χαμηλός», «Υπερ -μειωμένος» και «Απαλλαγμένο».
  Οι παραπάνω τιμές αντιστοιχούν σε συγκεκριμένες αριθμητικές τιμές.
• Κατηγορία Πρόσθετου φόρου: Δηλώνεται το ποσοστό του πρόσθετου φόρου που θα προτείνεται στο αντίστοιχο πεδίο της γραμμής της Υπηρεσίας μέσα στο παραστατικό. (πεδίο τύπου σύνδεσης – αναφοράς).
  Διαθέσιμες τιμές ενημέρωσης του πεδίου, είναι αυτές που θα έχουν ορισθεί σε αντίστοιχη παράμετρο της εφαρμογής (Βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ- Παράμετροι Εταιρείας § Πρόσθετος φόρος).
• Τιμή Χονδρικής. Ορίζεται η τιμή χονδρικής της υπηρεσίας.
• Τιμή λιανικής. Ορίζεται η τιμή που επιθυμείται να προτείνεται στο παραστατικό διακίνησης της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ – ESTIMATES

(Αναλυτική Περιγραφή).

ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ

Οι προσφορές που γίνονται αποδεκτές μετασχηματίζονται σε παραγγελίες.

Έτσι τα δεδομένα του πίνακα της προσφοράς μεταφέρονται στους πίνακες των παραγγελιών.

Σε μια παραγγελία είναι δυνατόν να εφαρμοστούν επιπλέον οι διαδικασίες :

• Δημιουργίας Νέας Παραγγελίας.
• Τροποποίηση και Διαγραφή Υπάρχουσας Παραγγελίας.
• Αναζήτηση και παρουσίαση παραγγελιών σε λίστα σύμφωνα με κριτήρια αναζήτησης.

Η παραγγελία, αποτελεί τύπο παραστατικού και δύναται να μετασχηματιστεί σε Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο ή σε άλλου τύπου παραστατικό.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΓΕΝΙΚΑ

Κάτωθι περιγράφεται ο τρόπος διαχείρισης των παραστατικών της εφαρμογής, τα γενικά στοιχεία ενός παραστατικού και ο τρόπος διαχείρισης των γραμμών του.

Α) Παραστατικά

Τα παραστατικά, αποτελούν το μέσο έκφρασης οποιασδήποτε συναλλαγής που πραγματοποιείται σε μια εταιρεία. Κάθε παραστατικό δημιουργεί Εγγραφές που ενημερώνουν αναλόγως τις οντότητες που λαμβάνουν μέρος σ’ αυτό. Ένα παραστατικό μπορεί να δημιουργηθεί μόνο στα πλαίσια της σειράς παραστατικών, που έχει ορισθεί γ’ αυτό.

Β) Η φόρμα Διαχείρισης όλων των παραστατικών

Η διαχείριση των παραστατικών της εφαρμογής, μπορεί να γίνει από φόρμα τύπου Ιεραρχικής απεικόνισης στοιχείων.

Η φόρμα «Διαχείριση Παραστατικών» θα εμφανίζει τις σειρές παραστατικών όπως αυτές θα έχουν ορισθεί στην αντίστοιχη φόρμα διαχείρισή τους.

Η μορφή τους είναι αντίστοιχη με την κάτωθι:

Παρουσιάζεται η σχετική ιεραρχία :

1. Πωλήσεις
   1. Τιμολόγιο
      • ΤΔΑ1   Τιμολόγιο Πώλησης – Δελτίο Αποστολής
      • ΤΔΑ2 Τιμολόγιο Πώλησης – Δελτίο Αποστολής
      • ΤΙΜ1 Τιμολόγιο Πώλησης
      • ΤΠΥ1 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών
      • ΤΠΥ2 Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών
   2. Πιστωτικό.
      • ΠΤΙΜ1 Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης (Πελάτη)
      • ΤΔΑ-Ε1 Πιστωτικό Τιμολόγιο– Δελτίο Αποστολής Επιστροφής
   3. Ακυρωτικό
      • ΑΚΠ1 Ακυρωτικό Σημείωμα Πώλησης
   4. Προς τιμολόγηση
      • ΔΑΠ1 Δελτίο Αποστολής
      • ΔΑΠ-Ε1 Δελτίο Επιστροφής αγαθών από Πελάτη
2. Αγορές
3. Αξιόγραφα κλπ.

Στην ανωτέρω φόρμα η ιεραρχία έχει ως εξής :

1. Κατηγορία ⇒ Πωλήσεις, Αγορές, Εισπράξεις, Πληρωμές, Αξιόγραφα κλπ.
2. Τύπος παραστατικού ⇒ Για επιλεγόμενη κατηγορία : Τιμολόγιο, Πιστωτικό, Ακυρωτικό, Προς Τιμολόγηση κλπ.
3. Σειρά Παραστατικού ⇒ Για κάθε τύπο παραστατικού θα μπορούν να οριστεί απεριόριστος αριθμών σειρών παραστατικών. (Η δημιουργία τους περιγράφεται στο σχετικό Παράρτημα).

Τα προς Τιμολόγηση παραστατικά είναι :

Από τη φόρμα, μπορεί να κληθεί η φόρμα διαχείρισης των παραστατικών :

• όλων των σειρών και τύπων μιας συγκεκριμένης κατηγορίας σειρών (κλικ στην επιλεγμένη κατηγορία),
• όλων των σειρών ενός συγκεκριμένου τύπου μιας κατηγορίας (κλικ στον επιλεγμένο τύπο),
• μιας συγκεκριμένης σειράς ενός τύπου μιας κατηγορίας (κλικ στην επιλεγμένη σειρά).

Οι ενέργειες που μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα παραστατικό είναι :

• Εισαγωγή Παραστατικού
• Τροποποίηση Παραστατικού &
• Διαγραφή Παραστατικού

1. Εισαγωγή Παραστατικού – Τρόποι & Περιορισμοί
   
   Η δυνατότητα εισαγωγής ενός παραστατικού παρέχεται 
   • απ   ό τη φόρμα «Διαχείριση παραστατικών» των παραστατικών με την επιλογή Εισαγωγή.
   • είτε από τη φόρμα διαχείρισης των παραστατικών μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, συγκεκριμένου τύπου ή συγκεκριμένης σειράς με την επιλογή Εισαγωγή.
     
     Στη φόρμα εισαγωγής του παραστατικού που θα προκύψει, ενημερώνονται τουλάχιστον τα υποχρεωτικά στοιχεία της Επικεφαλίδας του και τα υποχρεωτικά στοιχεία κάθε Γραμμής του. (Βλέπε παρακάτω στα Στοιχεία παραστατικού).
     
     Τα στοιχεία ενός παραστατικού που πρέπει υποχρεωτικά να ενημερωθούν, διαφοροποιούνται ανάλογα με την κατηγορία του παραστατικού και περιγράφονται στο κεφάλαιο διαχείρισης παραστατικών κάθε μιας από αυτές.
     
     Παρέχεται η δυνατότητα απαγόρευσης της έκδοσης ενός παραστατικού στην περίπτωση που δεν έχουν συμπληρωθεί τα απαραίτητα για την καταχώριση του παραστατικού στοιχεία. Τα στοιχεία που ελέγχονται κατά την καταχώριση διαφοροποιούνται, ανάλογα με τη «φύση» της συναλλαγής, ως εξής:
   • Τιμολόγιο-Δελτίο αποστολής: Α.Φ.Μ, Οικονομική εφορία, Είδος επιχείρησης, Διεύθυνση 1 και Διεύθυνση παράδοσης
   • Δελτίο αποστολής: Α.Φ.Μ, Οικονομική εφορία, Είδος επιχείρησης, Διεύθυνση 1 και Διεύθυνση παράδοσης 1
   • Τιμολόγιο πώλησης: Α.Φ.Μ, Οικονομική εφορία, Είδος επιχείρησης
      
2. Τροποποίηση Παραστατικού - Τρόποι & Περιορισμοί

Η Τροποποίηση των στοιχείων ενός παραστατικού μπορεί να γίνει μόνο από τη φόρμα διαχείρισης συγκεκριμένης κατηγορίας, τύπου ή σειράς παραστατικού (με αναζήτηση και επιλογή του ) με την επιλογή Τροποποίηση.

Κατά την τροποποίηση των στοιχείων ενός παραστατικού, η εφαρμογή θα απαγορεύει την τροποποίηση συγκεκριμένων πεδίων του.

Τα πεδία που θα απαγορεύεται να τροποποιηθούν και θα εμφανίζονται ως ανενεργά, διαφοροποιούνται ανάλογα με την κατηγορία του παραστατικού.

Θα υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες η εφαρμογή δεν θα επιτρέπει την τροποποίηση των παραστατικών. Οι περιπτώσεις αυτές θα εξαρτώνται, από την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το παραστατικό, από τον τύπο της σειράς παραστατικού και από τους ελέγχους που θα εφαρμόζονται σε ορισμένες σειρές παραστατικών.


Έτσι δεν επιτρέπεται η τροποποίηση των στοιχείων ενός παραστατικού στις παρακάτω περιπτώσεις:

• Το παραστατικό έχει Ακυρωθεί ή Μετασχηματισθεί.
• Το παραστατικό έχει εκτυπωθεί.
• Το παραστατικό έχει περαστεί στην λογιστική.
  
   
3. Διαγραφή Παραστατικού – Τρόποι & Περιορισμοί

Η διαγραφή ενός παραστατικού θα μπορεί να γίνει μόνο από τη φόρμα διαχείρισης συγκεκριμένης κατηγορίας, τύπου ή σειράς, (με αναζήτηση και επιλογή του) με την επιλογή Διαγραφή.
Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες η εφαρμογή δεν θα επιτρέπει τη διαγραφή των παραστατικών. Οι περιπτώσεις αυτές εξαρτώνται, από την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το παραστατικό και από τους ελέγχους που θα εφαρμόζονται σε ορισμένες σειρές παραστατικών.

Η διαγραφή ενός παραστατικού δεν επιτρέπεται στις παρακάτω περιπτώσεις:

• Το παραστατικό έχει Ακυρωθεί ή Μετασχηματισθεί.
• Το παραστατικό έχει εκτυπωθεί.
• Το παραστατικό έχει περαστεί στην λογιστική.

Τεχνική Υλοποίηση

Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί και υλοποιηθεί εξ ολοκλήρου με την προηγμένη γλώσσα προγραμματισμού AJAX και χρησιμοποιεί τα πιο εξελιγμένα εργαλεία υποστήριξης που υπάρχουν αυτή τη στιγμή στον χώρο της internet αρχιτεκτονικής. Πιο αναλυτικά χρησιμοποιείται η κάτωθι τεχνική υποδομή:

• SQL SERVER database
• IIS & Apache web server
• WEB APPLICATION Server & Γλώσσα προγραμματισμού COLD FUSION
• Χρήση HTML, FLASH, JAVA, java script

Ολοκλήρωση με το σύστημα CRMLogic

Η εφαρμογή δύναται να λειτουργεί είτε αυτόνομα είτε σε πλήρη ενσωμάτωση με το CRMLogic ως υποσύστημα αυτού.