Διαχείριση συμβολαίων

Η εφαρμογή i@contract διαχειρίζεται τις συμβάσεις και τα συμβόλαια μιας εταιρίας. Αποτελεί αυτόνομη εφαρμογή, αλλά δύναται να αποτελεί και υποσύστημα του Συστήματος Διαχείρισης Πελατών (Customer Relationship Management) CRMLogic. Στην περίπτωση που διατίθεται αυτόνομο, ενσωματώνει στη λειτουργία του και τον μηχανισμό «Διαχείριση Εταιριών – Επαφών» καθώς και το υποσύστημα Προϊόντα - Υπηρεσίες»

Τα συμβόλαια αφορούν τη σχέση μεταξύ δύο εταιριών και δένονται με τον Πελάτη στην καρτέλα του οποίου παρουσιάζονται.

Η διαχείριση των συμβολαίων-συμβάσεων (Εισαγωγή, παρουσίαση, τροποποίηση, διαγραφή) πραγματοποιείται σε τρία επίπεδα :

1. Σε διακριτή επιλογή στο Μενού που θα καλείται «Συμβόλαια-Συμβάσεις».
2. Στην Διαχείριση των εγγράφων (ως έγγραφο).
3. Στην καρτέλα του Πελάτη.
4. Στην καρτέλα σχετικού έργου στο οποία θα μπορούσε να ανήκει.

Α) Στο Μενού.

Διαχείριση κάθε τύπου και κατηγορίας συμβάσεων παροχής υπηρεσιών που αφορούν είτε πώληση προϊόντων (υλικού & λογισμικού) είτε παροχής υπηρεσιών.

Το σύστημα συμβάσεων παρακολουθεί τα προϊόντα και την παροχή υπηρεσιών και υπενθυμίζει τις ανανεώσεις των συμβάσεων.

Το σύστημα των «Συμβάσεων Παροχής Υπηρεσιών» συνδυάζεται με το σύστημα «Προϊόντα - Υπηρεσίες» καθώς και με το σύστημα Υποστήριξης (e-support) που αφορά τη διαχείριση και αντιμετώπιση Υποθέσεων, την επίλυση Σφαλμάτων Λογισμικού κλπ προκειμένου να υπάρχει η δυνατότητα διεξοδικής διαχείρισης της παροχής των συμβατικών υπηρεσιών.

Διασυνδέεται πλήρως με το υποσύστημα «Προϊόντα - Υπηρεσίες» του CRMLogic καθώς και με την εφαρμογή Υποστήριξης χρηστών i@support.

Κάθε κύρια σύμβαση παροχής υπηρεσιών μπορεί να διαθέτει έναν αριθμό σχετικών υπό-συμβάσεων και για κάθε μία από αυτές μπορεί να υπάρχει οποιοσδήποτε αριθμός προϊόντων και υπηρεσιών που να συνδέεται με αυτές για υποστηρικτική κάλυψη.

Διαχείριση των Συμβάσεων

Εν πρώτοις επιλέγεται η εταιρία προμηθευτής της Σύμβασης (Ο εκδότης – Issuer - της σύμβασης). Ο Προμηθευτής μπορεί να είναι προεπιλεγμένος (default) αλλά θα μπορεί και να αλλάζει για να υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης συμβάσεις τρίτων (Κύρια για τις ανάγκες έργων).

Παράλληλα εισάγεται και ο υπεύθυνος χειριστής από τον προμηθευτή (ΕΠΑΦΗ).

Όλες οι συμβάσεις καταχωρούνται με τον αριθμό σύμβασης και το λογαριασμό (Πελάτη) με τον οποίο έχουν συσχετιστεί. Από τον ΠΕΛΑΤΗ επιλέγεται και ο υπεύθυνος χειριστής (ΕΠΑΦΗ).

Στην περίπτωση ΜΕΤΑΠΩΛΗΤΗ επιλέγεται από την λίστα των εταιριών καθώς και ο χειριστής του (ΕΠΑΦΗ).

Στην περίπτωση που υπάρχει μόνο μία υπό-σύμβαση τότε σύμβαση & υπό-σύμβαση ταυτίζονται.

Κάθε υπό-σύμβαση παροχής υπηρεσιών διαθέτει μία ημερομηνία εκκίνησης και ολοκλήρωσης που θα προσδιορίζει εάν είναι ενεργή ή όχι.

Σε κάθε υπό-σύμβαση συνδέεται αριθμός προϊόντων και υπηρεσιών.

Τα συμβόλαια - συμβάσεις διακρίνονται στις κάτωθι κατηγορίες :

1. Σε ΣΥΝΔΡΟΜΕΣ.
2. Σε συμβόλαια υποστήριξης προϊόντων.
3. Σε συμβόλαια Παροχής Υπηρεσιών.
4. Σε συμβόλαια ωρών (υποστήριξης) με λήξη και
5. Σε συμβόλαια ωρών (υποστήριξης) χωρίς λήξη.

Η σύμβαση θα δύναται να συνδέεται με έργο.

Μέσα από το σύστημα μπορεί να δημιουργείται και το αντίστοιχο έγγραφο που περιλαμβάνει τους όρους του συμβολαίου.

Στην φόρμα παρουσίασης των συμβάσεων, κάθε υπό-σύμβαση παροχής υπηρεσιών διαθέτει το ανάλογο χρωματικό κωδικό :

• Κόκκινο για συμβάσεις που έχουν λήξει,
• Κίτρινο για συμβάσεις που λήγουν μέσα στις επόμενες 30 ημέρες και
• Πράσινο για ενεργές συμβάσεις.

Κάθε κύρια σύμβαση παροχής υπηρεσιών επίσης διαθέτει χρωματικό κωδικό που χρησιμοποιεί τον πιο παλιό κωδικό οποιασδήποτε υπό-σύμβασής της – έτσι ώστε οι υπό-συμβάσεις που πρόκειται να λήξουν να μπορούν να στείλουν υπενθυμίσεις με χρωματικό κωδικό στην οθόνη προβολής της κυρίας σύμβασης.

Φόρμα Αναζήτησης συμβολαίων

Τα κριτήρια αναζήτησης είναι :

• Αριθμός Συμβολαίου.
• Περιγραφή Συμβολαίου.
• Κατηγορία Συμβολαίου.
• Πελάτης της Σύμβασης.
• Πλήκτρο για εταιρίες Ομίλου. Δυνατότητα να δημιουργηθεί Group εταιριών (όπου θα ορίζονται οι εταιρίες του Ομίλου).
• Προμηθευτής της Σύμβασης.
• Πλήκτρο για εταιρίες Ομίλου. Δυνατότητα να δημιουργηθεί Group εταιριών (όπου θα ορίζονται οι εταιρίες του Ομίλου).
• Έργο στο οποίο ανήκουν.
• Προϊόν / Υπηρεσία συμβολαίου.
• Ενεργό ή ΟΧΙ.
• Ημερομηνίες Ισχύος συμβολαίου.
• Ημερομηνίες λήξης (Εμφάνιση αυτών που λήγουν από 0 ημέρες ως 30 ημέρες).

Δυνατότητα μαζικής διαχείρισης συνδρομών και συμβολαίων όπου θα εμφανίζονται όλοι οι συναλλασσόμενοι των οποίων τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες τους λήγουν μέσα στο διάστημα που ορίζει ο χρήστης.

Μέσα από αυτή την οθόνη η εφαρμογή παρέχει την δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας προσφοράς «ανανέωσης» για όλους τους συναλλασσομένους που τα προϊόντα τους λήγουν.

Β) Διαχείριση Εγγράφων.

Από την Διαχείριση εγγράφων, εφόσον ένα έγγραφο χαρακτηρίζεται σαν σύμβαση-συμβόλαιο, υπάρχει η δυνατότητα διαχείρισης δηλαδή δημιουργία ή παρουσίαση του συμβολαίου.

Γ) Καρτέλα Πελάτη

Εμφανίζονται τα προμηθευόμενα προϊόντα και υπηρεσίες καθώς και τα συμβόλαια τα οποία έχει συνάψει ο Πελάτης με την εταιρία-ες. Η προβολή αυτών χωρίζεται σε πέντε κατηγορίες.

Οι κατηγορίες αυτές είναι οι εξής:

1. Ενεργά,
2. Προϊόντα προς παρακολούθηση (Σύμβαση),
3. Υπηρεσίες,
4. Όλα,
5. Ενεργές Υπηρεσίες.

Ανάλογα με την κατηγορία που θα επιλεχτεί, τα αντίστοιχα αποτελέσματα θα εμφανιστούν. Με την επιλογή «Όλα» εμφανίζονται όλες οι εγγραφές ανεξαρτήτως κατηγορίας, και τα ανενεργά προϊόντα - υπηρεσίες εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Επίσης με κόκκινο χρώμα εμφανίζονται τα προϊόντα τα οποία είναι ενεργά αλλά έχει περάσει η ημερομηνία λήξης τους.

Κάνοντας διπλό κλικ πάνω σε κάποιο προϊόν-υπηρεσία-συμβόλαιο, δίνεται η δυνατότητα προβολής και μεταβολής της εγγραφής.

Δ) Έργα

Σε κάθε έργο θα υπάρχει καρτέλα με τα επισυναπτόμενα συμβόλαια-συμβάσεις

Από την Διαχείριση έργων υπάρχει η δυνατότητα διαχείρισης δηλαδή δημιουργία ή παρουσίαση του συμβολαίου.

Τεχνική Υλοποίηση

Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί και υλοποιηθεί εξ ολοκλήρου με την προηγμένη γλώσσα προγραμματισμού AJAX και χρησιμοποιεί τα πιο εξελιγμένα εργαλεία υποστήριξης που υπάρχουν αυτή τη στιγμή στον χώρο της internet αρχιτεκτονικής. Πιο αναλυτικά χρησιμοποιείται η κάτωθι τεχνική υποδομή:

• SQL SERVER database
• IIS & Apache web server
• WEB APPLICATION Server & Γλώσσα προγραμματισμού COLD FUSION
• Χρήση HTML, FLASH, JAVA, java script

Ολοκλήρωση με το σύστημα CRMLogic

Όπως αναφέρθηκε ανωτέρω, η εφαρμογή δύναται να λειτουργεί είτε αυτόνομα είτε σε πλήρη ενσωμάτωση με το CRMLogic ως υποσύστημα αυτού. Στην περίπτωση που λειτουργεί ως αυτόνομη εφαρμογή θα περιλαμβάνει και τον πυρήνα (core) του CRMLogic που αφορά την διαχείριση «Εταιριών/Επαφών» και «Προϊόντων/Υπηρεσιών».